Sempre più aziende sentono la necessità di automatizzare il lavoro, velocizzarlo e renderlo più scorrevole. La raccolta e l’archiviazione dati, è un complesso ed elaborato processo che impiega tanto tempo e non è sempre di facile gestione.

Dalla necessità di rendere più immediata e precisa la raccolta dati, si è sviluppata la ricerca e la creazione di sistemi informatici e software in grado di compiere queste operazioni in maniera rapida e dettagliata.

Sono nati quindi una serie di software in grado di leggere, archiviare e organizzare dati in tempi estremamente rapidi.

Che cos’è la lettura ottica

La lettura ottica di un documento, è la trasformazione dei contenuti scritti su un supporto cartaceo in un’informazione digitale.

In questo modo, un’azienda può inserire nel suo sistema di raccolta e archiviazione dati, una notevole mole di informazioni in una maniera rapida. Con l’utilizzo di tale tecnologia, infatti, non ci sarà più la necessità che una persona li inserisca manualmente.

I dati inseriti saranno facilmente rintracciabili e utilizzabili quando necessario.

Campi di applicazione

Avere dati raccolti e archiviati in un unico spazio digitale, permette al software di associarli automaticamente, creando così uno strumento semplice e immediato per ricercare o unire determinati dati.

Tutto ciò è utile in tutte le aziende ma anche in settori come quello sanitario, catastale, anagrafico e tanti altri.

Grazie all’impiego mirato di questi sistemi è possibile rendere più accessibile l’utilizzo di qualsiasi documento.

Per fare un esempio semplice e immediato che riguarda tutte le aziende è quello dell’archiviazione delle fatture.

Con un sistema di lettura digitale, le fatture non saranno semplicemente salvate così come sono, ma i dati delle stesse, verranno inseriti in un sistema e la fattura sarà verificata, protocollata e l’archiviata. Il tutto in maniera automatica.

Un altro campo d’applicazione è la lettura e l’archiviazione di tutti quei moduli che vengono compilati con crocette o risposte aperte. Con l’ausilio di uno specifico software, tali dati possono essere elaborati in tempi rapidi. Ma come è possibile tutto ciò?

Software principali

Attraverso software creati per la lettura ottica di diversi tipi di documenti è possibile avere a disposizione strumenti importanti e semplici da utilizzare per semplificare il lavoro. Vi faremo alcuni esempi di ciò che è possibile ottenere grazie a questi sofisticati sistemi informatici.

Riconoscimento Optical Character Recognition, chiamato anche OCR, è il software utilizzato nella lettura di caratteri alfanumerici stampati. È impiegato ad esempio nella lettura di fatture o documenti di trasporto.

In grado di compiere operazioni decisamente più complesse, è il sistema Intellingent Character Recognirion detto anche ICR. Questo software, sfruttando reti neuronali è in grado di leggere manoscritti o dattiloscritti.

Per quanto riguarda invece l’elaborazione di dati raccolti da quiz a crocette o moduli a risposta multipla, entrano in gioco i software Optical Mark Recognition, detti anche software a riconoscimento OMR.

Infine, i Bar Code Recognition conosciuti anche con l’acronimo BCR, sono software utili per il riconoscimento e la lettura di codici a barre stampati o apposti con etichette su tutti i tipi di documenti.

UniLECTOR: sistema universale di lettura ottica

Questo tipo di sistema di lettura ottica è stato creato per tutte le grandi aziende che quotidianamente devono gestire una grossa mole di documenti che possono avere caratteristiche diverse.

Possono contenere codici a barre, dati scritti manualmente su documenti strutturati o segni di marcatura.

Ne sono un esempio i verbali delle contravvenzioni compilate dai vigili urbani, oppure i formulari dei moduli per l’identificazione dei rifiuti, o ancora la lettura e la gestione delle decine e decine di tipologie differenti di buoni basto. Un sistema come UniLECTOR, è in grado di acquisirli e gestirli.

L’applicabilità di questo sistema è praticamente universale. Utilizzato in area legale, bancaria, amministrativa, marketing ma anche raccolta ed elaborazione dati anagrafici e sanitari.

L’azienda Datasis ne approfondisce l’applicazione grazie alla sua esperienza nel campo della lettura ottica.

Il fondamentale ruolo dei sistemi di acquisizione ottica, permette ogni giorno uno snellimento in tutte le tipologie di lavoro che sono caratterizzati da una mole importante di raccolta e gestione dei dati. Si avrà un’ottimizzazione del lavoro con un risparmio del tempo che va dal 60 al 95% e un efficenza più elevata e accurata della raccolta e archiviazione manuale.