Eventi aziendali, congressi e convegni sono un’importante vetrina per le aziende che intendono farsi conoscere, promuovere il proprio marchio e sponsorizzare un evento o un servizio. Il prodotto finale è ovviamente ciò che conta ma molto spesso a fare la differenza è proprio l’involucro e cioè le modalità di presentazione dello stesso prodotto. Un ristorante che cucina bene ad esempio rischia di non avere molti clienti se il servizio è scadente o se l’igiene del locale non è il massimo. Si può fare lo stesso discorso per una presentazione aziendale: il prodotto può avere ottime qualità ma se non viene presentato in maniera accattivante e coinvolgente rischia di diventare un clamoroso flop.

Per questo motivo è opportuno rivolgersi ad un’agenzia esperta nell’organizzazione, nella pianificazione e nello sviluppo di eventi aziendali e congressi che garantisca estrema professionalità. L’agenzia deve innanzitutto individuare la location più adatta per quel determinato tipo di evento, tenendo presente anche l’area geografica e l’aspetto climatico. Sono piccoli dettagli ai quali magari non si presta attenzione, eppure possono fare la differenza decretando il successo o al contrario il fallimento di un evento. Sarebbe preferibile ad esempio che un convegno organizzato ad ottobre nel Sud Italia in prossimità del mare disponga di una terrazza, dove accogliere gli ospiti poiché il tempo ancora lo permette. Al contrario in una città di montagna è opportuno organizzare l’evento in una location al chiuso poiché il clima autunnale già comincia ad essere piuttosto rigido.

L’organizzazione eventi aziendali e congressi richiede una conoscenza specifica del territorio, una notevole propensione al “problem solving” ed una grande capacità organizzativa. L’agenzia organizzatrice deve anche farsi carico delle questioni logistiche, come il trasferimento degli ospiti e dei partecipanti, la fornitura di servizi tecnici audiovisivi durante i congressi o i convegni o la realizzazione di progetti di grafica coordinata per l’informazione e la comunicazione in sede di evento.

I clienti che intendono affidarsi ad un’agenzia per l’organizzazione e lo sviluppo di congressi ed eventi aziendali possono partecipare attivamente alla preparazione della scaletta della manifestazione. L’agenzia organizzatrice cooperando col cliente è quindi in grado di fornire un servizio personalizzato, che va dall’accoglienza degli ospiti alla location ai saluti finali fino alla chiusura dei lavori e dei trasferimenti. All’occorrenza si possono anche organizzare attività extra come eventi serali e gala dinner per dare più lustro e prestigio all’intera manifestazione. A tal proposito l’agenzia organizzatrice si occupa anche della fornitura e della selezione di servizi di food & beverage, booking, prenotazioni alberghiere, allestimento e smontaggio di stand e strutture mobili ecc.